Werkproces na Gunning
Stap-voor-stap handleiding voor ROADT-medewerkers die aanvragen behandelen onder de SMP-vergunning in opdracht van gemeente X. Selecteer het aanvragertype om de juiste workflow te zien.
Zakelijk
Woningcorporaties, aannemers en zakelijke partijen. Formele overeenkomst + EWP.
Particulier
Individuele bewoners / eigenaren. Vereenvoudigd proces, factuur €60,50 excl. BTW.
Aanvragen komen binnen via twee kanalen:
- Website: duurzamer.roadt.nl — aanvraagformulier invullen
- E-mail: natuur_groen@tilburg.nl
Controleer of de aanvraag compleet is: adres, soort werkzaamheden, geplande datum en contactgegevens.
Registreer het project in ArcGIS Experience Builder (App 3 — Mijn Projecten). Maak een nieuw projectrecord aan met adres, aanvrager en contactgegevens. Alle documenten, formulieren en bijlagen worden als attachment gekoppeld aan dit digitale dossier in de geodatabase.
- Naamgeving:
[Straatnaam_Huisnummer_Plaatsnaam] - Map verplaatsen naar 'afgerond' zodra proces klaar is
Continu bijhouden: status, notities en bijlagen direct uploaden als attachment bij het projectrecord in ArcGIS. Gebruik de feature layer SMP_Projecten als centrale registratie.
Voeg de aanvraag toe als nieuw record in de feature layer SMP_Werkvoorraad. Het ArcGIS Dashboard (App 4 — SMP Operationeel Centrum) is leidend voor statusbeheer en voortgang.
Continu bijhouden: status en voortgang direct bijwerken in de feature layer via ArcGIS. Het Dashboard toont de actuele stand automatisch.
Open het GIS-dashboard en voer het adres in. Het systeem controleert automatisch op bekende verblijfplaatsen.
Vul ook het Survey123-formulier Verblijfplaatsen Check in via de Survey123-app. Resultaten worden automatisch opgeslagen in de geodatabase en gekoppeld aan het projectrecord.
Het maatwerk-EWP moet worden ingediend bij de ODBN ter goedkeuring.
Upload het EWP als attachment bij het projectrecord in ArcGIS Experience Builder (App 3). Power Automate stuurt automatisch een e-mailnotificatie met downloadlink naar de aanvrager.
De aanvrager beoordeelt het EWP. Bij vragen of bezwaar: aanvrager meldt dit terug. ROADT voorziet EWP van feedback en stuurt notificatie per mail.
Stel de overeenkomst op en leg deze per mail voor aan de aanvrager ter ondertekening.
- Robert Drooghmans bereidt de overeenkomst voor ter interne ondertekening
- Bevoegde functionaris ROADT ondertekent de overeenkomst
- Managementassistenten sturen overeenkomst naar de mailbox
Na ondertekening door de aanvrager:
- Overeenkomst uploaden als attachment in ArcGIS projectrecord (App 3)
- Map verplaatsen naar 'afgerond'
- Mail sturen naar aanvrager met ArcGIS-documentlink én alle verplichtingen (via Power Automate)
Aanvrager verplichtingen:
- ✅ Startmelding indienen 2 dagen vóór het ongeschikt maken
- ✅ Logboek updaten met het ongeschikt maken
- ✅ Logboek updaten met gerealiseerde voorzieningen
ROADT controleert:
- Check of startmelding gedaan is
- Check of logboek (goed) bijgehouden is
- Check of gerealiseerde voorzieningen (goed) gedaan zijn
Bij overtreding: handhaven — zelf, via OMWB of direct via ODBN.
Stel het EWP op voor de particulier en stuur een mail met:
- Het EWP als bijlage
- Uitleg over de werkwijze
- Instructies voor het vinden van een gecertificeerde partij
De particulier doorleest het EWP en zoekt zelf een gecertificeerde partij voor het natuurvrij maken. ROADT stuurt mail met geschikte partijen indien nodig.
- Laat via ArcGIS Dashboard (App 4) een factuurverzoek registreren; Robert Drooghmans stelt de factuur op (€60,50 excl. BTW)
- Aanvrager betaalt de factuur
- ROADT checkt in JDE (financieel systeem) of factuur betaald is
Na betaling stuurt ROADT mail met overeenkomst, EWP en verplichtingen. Aanvrager:
- ✅ Overeenkomst ondertekenen en mailen
- ✅ Start van werkzaamheden per mail melden
- ✅ Logboek van natuurvrij maken mailen na afronding
ROADT controleert:
- Check of startmelding gedaan is
- Check of logboek (goed) bijgehouden is
- De ODBN heeft directe toegang tot de ArcGIS-geodatabase en kan via Dashboard en Field Maps controleren en handhaven
→ Urgente e-mail SMP-coördinator
→ Auto-goedkeuring (geen handmatige actie)
GIS-architectuur & Apps
Overzicht van alle ArcGIS-apps per stakeholder, de geodatabase-structuur en automatische koppelingen met het Omgevingsloket. Beheerd door ROADT in opdracht van gemeente X.
🌐 Inwoners (Geen Account)
| App | Doel |
|---|---|
|
App 1 — Survey123 ROADT.nl/smp-melding |
Melding werkzaamheden. Auto-check tegen Potentieklassen-layer. Potentieklasse ≥2 → Urgente mail coördinator. |
| App 2 — Instant App Hotspot | Kaart met potentieklassen (heatmap 50m grid), gerealiseerde voorzieningen. Privacy: kraamkolonies = 'beschermde locatie'. |
🏗 Corporaties & Aannemers
| App | Doel |
|---|---|
|
App 3 — Experience Builder Mijn Projecten |
Eigen projecten-overzicht, kaart met perimeter + potentieklassen, download werkprotocol PDF (locatie-specifiek met handtekeningblokken). |
📊 SMP-Coördinator
| App | Inhoud |
|---|---|
|
App 4 — ArcGIS Dashboard Operationeel Centrum |
KPI-kaarten (populatie, voorzieningen, vergunningen) Salderingsboekhouding live (verloren/gerealiseerd/saldo) Monitoring-kalender met reminders Risicokaart: 🔴 niet-conform | 🟠 onder druk | 🟢 stabiel |
🔍 Veldwerk — Ecologen
| Formulier | Velden |
|---|---|
| A — 0-Meting | Pand_ID (barcode), nest aanwezig, nest_locatie, nest_hoogte_m, foto_nest (verplicht), ecoloog + datum (auto) |
| B — Voorzieningen-controle | Kas_ID, status (werkzaam/beschadigd/verdwenen), onderhoud_nodig, foto voor/na, GPS-check |
| C — Handhaving-Inspectie | Vergunnings_ID, werkprotocol aanwezig, mitigatie uitgevoerd, non-conformiteiten, foto naleving |
⚖ Vergunningverleners
| App | Werking |
|---|---|
|
App 6 — SMP-Check ROADT.nl/arcgis/apps/smp-check |
Adres invoer → potentiaalcheck → standaardbrief genereren → doormachtiging registreren (auto-koppeling Omgevingsvergunning) |
| App 7 — Handhavingsvoortgang | Open gevallen tabel, risico-kaart (rood/oranje/groen), maandelijkse statistieken |
🏛 Bestuur & Management
| Onderdeel | Inhoud |
|---|---|
| Ecologische doelen | Populatietrends per soort, saldostatus |
| Burgerparticipatie | Meldingen (47 dit jaar), corporaties (6/7), werkzame voorzieningen (92% — 139/151) |
| Financieel & Juridisch | Budget 68% (€7.500/€11.000), vergunning (looptijd conform besluit), geschillen: 0, audit Provincie: COMPLIANT ✓ |
Monitoringsschema & Verplichtingen
Conform de vergunningsvoorschriften (art. 36-38). Monitoring uitgevoerd door ROADT ten behoeve van gemeente X. Monitoring in jaren 2, 4, 7 en 9 na afgifte.
Volledige monitoring — alle soorten
Gierzwaluw tellingen, huismus broedplaatsen, vleermuis kraamkolonies. Rapport conform vereisten ODBN.
Tussentijdse evaluatie
Salderingsboekhouding bijwerken. Populatietrends analyseren. Bijsturen indien nodig.
Uitgebreide monitoring + audit
Provinciaal controle-moment. Aantonen dat ecologische doelstellingen gehaald worden.
Eindmonitoring vóór verlengingsaanvraag
Rapport voor verlenging vergunning na afloop vergunningsperiode. Alle meetpunten, saldo, compliance-status.
| Verplichting | Uitvoerder | Registratie |
|---|---|---|
| Voorzieningen-controle (Formulier B) | Ecoloog / Handhaving | Field Maps → ArcGIS |
| Salderingsboekhouding bijwerken | SMP-Coördinator | Dashboard App 4 |
| Rapportage naar ODBN (indien maatwerk EWP) | ROADT (tussenpersoon namens gemeente X) | ArcGIS Dashboard (App 4) + mail ODBN |
| Potentiemap-update | GIS-beheerder | Mei + november (automatisch) |
| Handhavingsinspecties non-conforme projecten | OMWB / ODBN / ROADT | App 7 — Handhavingsvoortgang |
| Soort | Kwetsbaar |
|---|---|
| Gierzwaluw | Apr – aug |
| Huismus | Mrt – aug |
| Gewone dwergvleermuis | Apr – okt (kraam: jun/jul) |
| Overige vleermuizen | Okt – mrt (winterverblijf) |
Handhaving & Compliance
Overzicht van handhavingsprocedures, escalatiepaden en de rolverdeling tussen gemeente X, ROADT, OMWB en ODBN.
| Partij | Verantwoordelijkheid |
|---|---|
| gemeente X | Beleidsverantwoordelijke & opdrachtgever SMP. Eindverantwoordelijk voor vergunningsnaleving binnen gemeentegrenzen. |
| ROADT | Eerste lijn: controle logboek, startmeldingen, gerealiseerde voorzieningen — in opdracht van gemeente X |
| OMWB | Milieupolitie; inzet bij hardnekkige overtredingen |
| ODBN | Bevoegd gezag bij maatwerk EWP. Heeft directe toegang tot ArcGIS Dashboard en geodatabase. Kan zelfstandig handhaven via App 7. |
| Vergunnings-ID | Adres | Type werkzaamheden | Start-datum | Dagen open | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| SMP-2025-041 | Kerkstraat 12 | Dakisolatie | 15-01-2025 | 37 | On-track |
| SMP-2025-028 | Molenweg 5a | Gevelrenovatie | 08-01-2025 | 44 | Niet-gestart |
| SMP-2024-112 | Hoofdstraat 77 | Dakvervanging | 20-11-2024 | 93 | Niet-conform |
Formulieren & Field Maps Specificaties
Overzicht van alle formulieren voor veldwerk, aanvragen en handhaving binnen gemeente X. Inclusief Survey123 conditionele logica (XLSForm).
| Veld | Type | Verplicht |
|---|---|---|
| Pand_ID | Barcode scan | ✓ |
| Soort | Keuzemenu | ✓ |
| Type waarneming | Cascading select (per soort) | ✓ |
| Locatie/invliegopening | Cascading select | — |
| Type functie | Cascading select | — |
| Type dak | Conditioneel (alleen gierzwaluw type 1-5) | — |
| Nest_locatie | GPS point (auto) | ✓ |
| Nest_hoogte_m | Numeriek | — |
| Foto_nest | Camera | ✓ |
| Ecoloog + Datum/Tijd | Auto (device/login) | ✓ |
| Veld | Type |
|---|---|
| Kas_ID | Tekst / scan |
| Type voorziening (kasttype) | Keuzemenu |
| Status | Werkzaam / Beschadigd / Verdwenen |
| Opmerkingen | Vrij tekst |
| Onderhoud_nodig | Ja/Nee |
| Foto voor/na | Camera (2× verplicht) |
| GPS_check | Auto-locatie verificatie |
| Veld | Inhoud |
|---|---|
| Vergunnings_ID | Gekoppeld aan Omgevingsloket |
| Huissituatie | Beschrijving actuele situatie |
| Werkprotocol_aanwezig | Ja / Nee / Gedeeltelijk |
| Mitigatie_uitgevoerd | Ja / Nee |
| Non_conformiteiten | Vrij tekst |
| Foto_naleving | Camera (verplicht) |
| Status_afwijking | Geen / Licht / Ernstig |